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Maximilian Joseph von Montgelas wurde am 12. September 1759 in München geboren. Sein Vater, Janus von Montgelas (1710–1767), stammte aus dem Herzogtum Savoyen, war aber seit 1742 in bayerischen Diensten tätig. Die Mutter, Ursula Gräfin Trauner (1720–1760), war die Tochter eines Geheimen Rates beim Fürstbischof von Freising. Taufpate Montgelas’ war der bayerische Kurfürst Max III. Joseph.
Die erste Ausbildung erhielt Montgelas in einem Jesuitenkolleg in Nancy; 1770 bis 1776 folgte ein Rechtsstudium in Straßburg . Ein weiteres Jahr an der Landesuniversität Ingolstadt beendete seine Studien. Montgelas wurde zum Wirklichen Hofrat in bayerischen Diensten, allerdings, wie damals durchaus üblich, ohne Besoldung. Als Bücherzensurrat musste er wegen seiner Mitgliedschaft im Illuminatenorden 1785 seinen Dienst quittieren.
Er ging nach Pfalz-Zweibrücken und trat dort in die Dienste des späteren bayerischen Kurfürsten und Königs Max Joseph. Als dieser seine linksrheinischen Gebiete an Frankreich verlor, folgte Montgelas dem Herzog ins Exil nach Ansbach. Dort verfasste er 1796 sein „Ansbacher Mémoire“, in dem er, fest verankert im Gedankengut der Aufklärung, sein Reformprogramm für Bayern darlegte. Nach dem Regierungsantritt seines Fürsten Max Joseph in Bayern 1799 konnte er, als Minister und wichtigster Berater des Kurfürsten – zusammen mit anderen Männern im Staatsdienst, die seinen Ideen nahe standen – das im Ansbacher Mémoire entwickelte, einschneidende Reformprogramm fast vollständig verwirklichen.
Montgelas beseitigte alte Rechte des Adels, der Geistlichkeit, der Städte und Gemeinden zugunsten einer in den Ministerien zentrierten Staatsverwaltung ohne jegliche Nebengewalten im gesamten Staatsgebiet. Er beförderte eine einheitliche Ausbildung der Beamtenschaft, die nicht mehr Fürstendiener, sondern Staatsdiener sein sollten. Im Mittelpunkt seines Interesses stand der Staat, und nicht ein Fürst. Mit der Konstitution von 1808 legte Montgelas den Grundstein für die Gleichbehandlung der Untertanen vor dem Gesetz, in der Besteuerung oder beim Militärdienst. Er stellte die katholische und die evangelische Konfession gleich und verbesserte, wenngleich mit Einschränkungen, die Stellung der Juden. Die angekündigte Mitwirkung der Untertanen in einer Art von Parlament verwirklichte allerdings erst die Verfassung von 1818.
Bayern wurde durch die Reformen Montgelas’ nach damaligen Gesichtspunkten zum fortschrittlichsten Staat Europas, auch wenn die Neuerungen oft auf den Widerstand der betroffenen Untertanen stießen. Besonders die Säkularisation der Kirchengüter brachte Montgelas – bis heute – herbe Kritik ein.
Außenpolitisch war Montgelas für die Hinwendung Bayerns zu Frankreich im Jahr 1805 verantwortlich; aber genauso für die Abkehr vom französischen Bündnispartner im Jahr 1814.
Montgelas bekleidete von 1799 bis 1817 das Amt des Ministers für Auswärtige Geschäfte, von 1803 bis 1806 und abermals von 1809 bis 1817 das Amt des Finanzministers sowie von 1806 bis 1817 das Amt des Innenministers in Bayern. 1817 erfolgte die Entlassung des Staatsministers, die zum Teil auf der Gegnerschaft des Kronprinzen Ludwig beruhte, zum Teil aber auch auf der ungeheuren Machtfülle, die Montgelas letztlich nicht mehr wirklich bewältigen konnte. In seinen verbleibenden Lebensjahren bis 1838 nahm Montgelas seinen Sitz in der Kammer der Reichsräte aktiv wahr.
Maximilian Joseph von Montgelas heiratete 1803 Ernestine Gräfin von Arco. Aus der Verbindung gingen acht Kinder hervor. Im Jahr 1809 wurde Montgelas in den erblichen Grafenstand des Königreichs Bayern erhoben.